Parece simples, mas a gestão de viagens corporativas vai muito além da emissão dos bilhetes aéreos ou reserva de hospedagens. Quem busca um sistema estratégico que controle despesas e atividades da empresa precisa gerir adequadamente a jornada do viajante.
Para que ocorra o alinhamento entre as necessidades de quem viaja com objetivos traçados pela empresa, desafios diários são enfrentados. A meta é encontrar a solução adequada para conduzir diferentes etapas que integram a gestão de uma viagem de negócios.
Reunimos, abaixo, todos os passos da jornada da gestão de viagens corporativas para você compreender cada fase.
- Definição de Políticas de Viagens Corporativas
Já compartilhamos aqui dicas de como elaborar uma política de viagens corporativas assertiva, que orienta os viajantes em suas viagens a trabalho e assegura à organização uma melhor gestão e controle dos custos envolvidos.
O documento é umas das principais etapas da jornada da gestão. Ele descreve todas as informações, objetivos e regras sobre viagens realizadas pelos colaboradores, o papel da empresa e do viajante. Tudo de forma clara e prática.
Aqui, os desafios são alinhar interesses de todas as áreas e o controle total da política com seus fragmentos. Para isso, o uso de ferramentas de gerenciamento online são fundamentais no acompanhamento de cada etapa.
- Sourcing e Negociação com Fornecedores
Após definido o orçamento e a política de viagens, as empresas mapeiam e negociam com todos os fornecedores de serviços de viagens: hotéis, locadoras de carro, cias aéreas, aplicativos de mobilidade (Uber, 99 taxi, cabify) e outros. Este é um momento crucial da gestão de viagens corporativas, pois aqui residem muitas oportunidades de economia. Os acordos negociados podem gerar savings que superam facilmente dois dígitos percentuais.
Este processo pode ser realizado internamente, terceirizado ou intermediado pela sua agência de viagens, desde que ela seja especializada e tenha um time de negociação.
- Tecnologia para Reservas
Esta etapa envolve contratação dos serviços para execução de uma viagem como reservas de passagens, hospedagem e locações de veículos. A melhor solução é contar com ferramentas tecnológicas próprias para reservas que reúnam, em um só lugar, todos os processos referentes ao planejamento da viagem. Agências especializadas gestão de viagens corporativas, como a TripService, dispõem deste tipo de tecnologia. Ela facilita a gestão para empresas de diferentes portes: pequenas, médias e grandes.
Assim, fica mais fácil a visão completa de todas as opções disponíveis para o melhor custo-benefício em cada atividade. Estas ferramentas também controlam e facilitam o cumprimento da política de viagens pré-definida. Nesta etapa, pontos como transparência das condições de mercado, garantia da integridade das reservas e dos fornecedores, integração das informações e acesso ao conteúdo online devem ser observados por quem gere o processo da viagem e precisa definir qual tecnologia ou agência contratar.
- Duty of Care
É imprescindível que empresas possuam diretrizes voltadas à segurança e bem-estar dos colaboradores em viagens. Estas diretrizes, comumente chamadas de Duty of Care (dever de cuidar), garantem a segurança do viajante em casos de conflitos políticos, desastres naturais, atos de terrorismo, emergências médicas e demais necessidades.
O primeiro passo de um programa de Duty of Care é disponibilizar um seguro ao viajante com uma boa cobertura. Além disto, recomenda-se elaborar um documento, integrado ou não à política de viagens, que apresente os passos e procedimentos em caso de uma situação adversa, tanto sob ótica da corporação como a do viajante.
- Formas de Pagamento
Definidas as negociações, tecnologia para reservas e gestão de viagens, política e programa de responsabilidade com os colaboradores, é hora de analisar as opções de pagamento e entender qual a melhor a ser utilizada pela empresa. Entre cartão de crédito, pagamento direto ou faturado, selecione a que melhor se encaixar na situação atual do seu negócio.
Entenda que a forma de pagamento dos serviços pode influenciar tanto no processo de conciliação como nas negociações com fornecedores. Nossa recomendação é utilizar as modalidades exclusivas para pagamentos de serviços de viagem. Assim, sua empresa terá total transparência, pois os pagamentos serão realizados diretamente aos fornecedores.
- Gestão de Despesas
A gestão das despesas de uma viagem corporativa deve obedecer os dizeres da política de viagens da empresa. Ou seja, é preciso seguir à risca o fluxo e as condições estipuladas para adiantamento e prestação de contas. Essas etapas podem ser otimizadas por ferramentas tecnológicas que fazem a gestão das despesas, simplificando-a e tornando-a mais eficaz. Também poupam o tempo que geralmente é gasto com burocracias e planilhas manuais.
Uma destas ferramentas é a Expense, tecnologia utilizada pela TripService. Ela não gerencia somente as reservas para viagem, como também automatiza todo fluxo de adiantamento e prestação de contas e de serviços como alimentação, táxi, uber e outros. Nas organizações, esses custos representam, em média, 30% dos gastos de viagens. A maioria das empresas não tem uma tecnologia específica para isto.
- Conciliação
Essa é uma das últimas etapas da gestão de viagens corporativas. Assim como o colaborador deve prestar contas sobre gastos, é fundamental que a empresa acompanhe a conciliação dos serviços contratados. Isto nada mais é que cruzar os serviços contratados com as cobranças efetuadas pelos fornecedores. Aqui é muito importante entender que as formas de pagamento definidas facilitam ou complicam o processo de conciliação.
A maneira mais prática da realização dessa fase é de modo automatizado, através da integração entre Sistema de Viagens x ERP x Relatório de Cobrança. Assim, evita-se erros, reduz-se papéis e otimiza-se o tempo dos colaboradores. Se ainda não é o momento para integração entre sistemas na sua empresa, fique tranquilo. Há soluções específicas para pagamento que facilitam muito esta etapa.
- Relatórios Gerenciais
Além de servirem como fonte de análise de evolução, os relatórios são uma fonte de históricos para a organização. Na gestão de viagens corporativas, são ferramentas importantes que consolidam todos os dados e possibilitam a análise geral dos gastos. O objetivo é conhecer os próximos passos e as diferentes medidas e decisões a serem tomadas futuramente. É por meio dos relatórios e das suas respectivas análises que oportunidades de melhoria são identificadas.
- Pesquisa
Depois de seguir por todas as etapas, o último passo é a pesquisa de satisfação dos usuários e/ou viajantes. Ela permite a melhoria da política de viagens e dos processos de gestão de viagens corporativas.
Na TripService, prestamos consultoria nos processos de viagens para entender qual é a solução adequada para cada perfil de empresa. Além disso, oferecermos soluções tecnológicas para a gestão das viagens corporativas de nossos clientes, como o TMS, por exemplo. O TMS é uma ferramenta online que reúne todas as etapas do planejamento. Ele é capaz de proporcionar as melhores sugestões de custo-benefício para a empresa e as melhores experiências para quem viaja.
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