As viagens estão cada dia mais presentes no meio empresarial, e não poderia ser diferente em um mundo globalizado. Ampliação de mercados, estreitamento de relações, parcerias, eventos, treinamentos e novas oportunidades de mercado são alguns dos fatores motivadores e propulsores das viagens.
A taxa de crescimento global do turismo tem ultrapassado, nos últimos 8 anos, a taxa média global de crescimento do PIB, segundo dados do World Travel & Tourism Council (WTTC).
Em 2018, enquanto o PIB global evoluiu 3,2%, o turismo cresceu 3,9%, sendo que as viagens corporativas representam em média 60% de toda a movimentação do turismo. Vale ressaltar que, em algumas organizações, as viagens corporativas representam seu 2º maior custo, ficando atrás apenas dos custos com pessoas/mão de obra.
Desta forma, é extremamente importante que as empresas definam normas e políticas bem claras com relação às viagens e despesas corporativas dos seus colaboradores, convidados e representantes.
Estas normas, se traçadas de forma simples e eficiente, orientarão estes em suas viagens a trabalho, como também assegurarão à organização uma melhor gestão e controle dos custos envolvidos.
Neste sentido, compartilhamos com você dicas para a construção de uma política de viagens assertiva. Confira abaixo:
• O que é Política de Viagens Corporativas?
Um documento que descreve com detalhes as informações, regras e objetivos referentes às viagens realizadas pelos colaboradores da empresa. Nesse material, devem ser especificadas todas as questões que envolvem uma viagem: passagens aéreas, deslocamento, hospedagem, despesas permitidas durante viagem e seus limites, agência de viagens parceiras, tecnologias, entre outros.
Também estão especificados processos sobre autorizações, solicitações e aprovações das viagens, assim como políticas de reembolso, prestação de contas e pagamentos. Todos os processos precisam estar previstos na documentação e ser de conhecimento de todos os envolvidos.
• De onde partir
Primeiramente, é importante entender por inteiro todas as necessidades e adequar as regras à realidade do negócio, à cultura e ao momento da empresa. Conversar com os departamentos envolvidos, ouvir os viajantes e realizar benchmarking são atitudes que fortalecem e evitam erros no processo de definição, construção ou revisão de uma política.
Uma das falhas mais comuns é a definição da política sem antes entender como implementá-la e acompanhá-la. Neste ponto, é fundamental entender as tecnologias disponíveis e as parametrizações possíveis.
Grande parte das organizações já utiliza sistemas de self-booking (sistemas de reserva de viagens), onde uma série de configurações podem ser ajustadas para garantir e facilitar a aplicação da política de viagem.
• Defina as regras, workflow e estabeleça limites
Talvez este seja o processo mais delicado e que precisa ser feito com maior atenção. Estabelecer claramente como funciona todo o processo de viagem, da solicitação à prestação de contas, é essencial.
Inicie sua política esclarecendo o que caracteriza uma viagem corporativa. Feito isto, siga informando sobre quais são os canais e ferramentas oficiais para solicitação de viagem, bem como qual área interna é responsável pela gestão.
É fundamental, também, esclarecer quais são as responsabilidades do viajante/colaborador neste processo e quais são as etapas de um processo de solicitação de viagem: da cotação à emissão, bem como as etapas do processo de adiantamento e prestação de contas.
Feito isso, estabeleça as regras, orientações e limites de valores por tipo de serviço: passagem aérea nacional e internacional, hospedagem por cidade ou país, locação de carro por cidade ou país, deslocamentos em geral, seguro viagem, roaming internacional e, por último, mencione as despesas autorizadas em viagem e quais os limites para a prestação de contas.
• Procedimentos de Segurança
É preciso, também, que a Política de Viagens inclua procedimentos de segurança básicos em casos de emergência, acidentes, desastres naturais, terrorismo e conflitos políticos. Ter um plano de ação bem definido e disponibilizar um canal de atendimento emergencial, 24 horas ao dia, sete dias por semana, é fundamental.
Você sabe onde estão seus viajantes corporativos neste momento? Consegue facilmente identificar quem possui voo para algum destino de risco ou quantas pessoas estão hospedadas ou previstas para alguma determinada cidade?
Saiba que consolidar todas as transações em uma única agência, além dos ganhos sabidos na negociação e inteligência de mercado, proporciona também controle e segurança para todos os viajantes.
Precisando elaborar ou rever sua Política de Viagens? Fale com a gente.
