Você já parou para pensar em tudo o que envolve a organização de eventos corporativos? Detalhes de voos, acomodações de hotel, confirmação de participantes, logística de chegada e retorno dos convidados, viagens, veículos de apoio, gestão de risco e alimentação são só algumas das preocupações que podem surgir durante os preparativos. Se a sua empresa, associação ou entidade organiza eventos corporativos, uma excelente saída é contratar uma agência de viagens para gerenciar as demandas.
Simone Faria, profissional da TripService, explica que as agências de viagens fornecem soluções variadas para eventos corporativos. Elas utilizam conhecimento e ampla rede de relacionamento para obter valores competitivos e vantajosos, otimizando os recursos do cliente. “Temos uma metodologia ágil que nos permite planejar e executar eventos completos, desde gestão de budget, contratação de fornecedores, coordenação, consolidação de dados, relatórios, enfim, entre várias outras soluções que permeiam eventos corporativos. Tudo isto alinhado com nossa rede de fornecedores nacionais e internacionais que nos ajudam a identificar o melhor encaixe para cada evento”, cita.
Otimização de tempo
Agências de viagens também realizam planejamento, criação, organização, insights de inovação, execução, produção e gestão dos serviços para alcançar os resultados esperados. Se o cliente fornece detalhadamente o que deseja, a TripService encontra melhores acordos, otimização de tempo e minimização de riscos dos eventos corporativos. “Ele não precisa se preocupar com a procura de fornecedores ou desprender mão de obra interna, o que pode impactar a rotina diária da companhia ou mesmo desvio de funções. A agência trata de todos os pormenores que possam passar despercebido e se antecipa às possíveis eventualidades”, destaca Simone.
Confira abaixo 8 vantagens de contratar uma agência de viagens para organizar eventos corporativos:
1) Consultoria especializada e qualificada
2) Atendimento dedicado 24h
3) Expertise em identificar necessidades e objetivos de seus clientes, traçando o perfil de evento mais adequado
4) Grande poder de negociação e relacionamento com fornecedores, angariando vantagens e acordos atrativos, com redução dos custos
5) Avaliação criteriosa dos fornecedores e prestadores de serviços, garantindo qualidade e segurança e minimizando riscos
6) Agilidade na resolução de processos e possíveis eventualidades
7) Sistemas específicos e direcionados que permitem a emissão de documentos, vouchers personalizados e relatórios gerenciais detalhados de cada custo e serviço. Isso permite análise precisa e melhor gestão de custos.
8) Redução de custos através de negociações com fornecedores, além da gestão de descontos e cortesias (como por exemplo em companhia aérea, com tarifa de grupo ou especial para evento). Economia que pode chegar a 20% nas passagens aéreas.
O caminho dos eventos corporativos
O caminho logístico para a realização de eventos corporativos é um conjunto de boas práticas com o objetivo de garantir a fluidez de todos os processos e ações. Simone Faria explica que a logística começa com o preenchimento do briefing enviado ao cliente. Em seguida, é designada a equipe ou setor especializado que atenderá a demanda junto com a busca de fornecedores e prestadores de serviços que melhor atendam o perfil do evento em questão. Isso inclui a seleção de espaço, infraestrutura, localização, temática, propósito, entre outros. Esse processo envolve também envio de orçamentos ao cliente; confirmação e contratação de serviços (aéreo, hospedagem, traslados, decoração, cenografia), check list, coordenação e logística local e pós evento.
A TripService conta com uma equipe especializada e está acostumada a organizar diferentes tipos de eventos corporativos, realizando hoje cerca de 4 eventos por dia. Já realizou convenções para grandes corporações nacionais e multinacionais, eventos de lançamento de campanhas publicitárias e treinamentos corporativos. Entre os eventos que realizou estão a convenção da Seara Alimentos (empresa do grupo JBS), o evento de planejamento estratégico da multinacional Gomes da Costa, que aconteceram em Santa Catarina e na Bahia, respectivamente, entre muitos outros de clientes que confiam seus eventos com a TripService, como a Plasvale, Flora, Porto Itapoá, por exemplo. “Buscamos sempre superar as expectativas e proporcionar experiências marcantes”, completa.
Quer saber mais sobre nossa metodologia de eventos corporativos? Clica aqui ou entra em contato com a gente!
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