Juntar, organizar e não perder notas fiscais. Calcular o trajeto percorrido manualmente, contar, somar, diminuir, transcrever para a planilha, enviar para o gestor, aguardar a aprovação por e-mail, enviar o malote para o administrativo, lançar tudo no ERP linha a linha e, então, receber o reembolso. O processo é chato, burocrático e também desnecessário. Quando se trata de gestão de despesas corporativas cotidianas, estas chegam a representar o segundo maior gasto comercial das empresas. São as mais difíceis de controlar e, por consequência, as mais fáceis de fraudar.
Uma das melhores práticas para a gestão, controle e redução destes gastos é investir em um sistema específico de gerenciamento de despesas. Além de automatizar os processos, ainda elimina a papelada e planilhas, minimiza erros, reduz o trabalho administrativo e acelera o pagamento do reembolso ou o retorno do saldo do adiantamento à organização.
A tecnologia da TripService facilita e simplifica a gestão de despesas corporativas, sejam elas relacionadas ou não a uma viagem corporativa. Cibeli Oliveira, diretora comercial e de marketing da TripService, explica que empresas que utilizam a solução garantem mais organização e cumprimento das políticas de despesa, além de reduzir drasticamente os custos operacionais. “A tecnologia oferece mais de 3 mil opções de parametrização que proporcionam total controle e gestão dos gastos em tempo real”, enfatiza.
Além dos ganhos organizacionais em processo, a tecnologia simplifica e melhora a experiência do colaborador através do app. “O aplicativo possibilita que o funcionário bata foto das notas ficais e lance as despesas a medida que elas acontecem.”, observa.
TEMPO X EFICIÊNCIA
Muitas empresas, no entanto, ainda utilizam uma planilha de Excel, somado a volumes de papel na gestão de despesas corporativas. “Se o processo manual já é moroso para uma pequena ou média empresa, este cenário fica praticamente inviável para uma companhia com inúmeras filiais pelo Brasil ou pelo mundo”, pontua Cibeli.
Sem uma tecnologia específica que ajude a fazer a gestão de despesas corporativas, o tempo dedicado a esta tarefa aumenta em, no mínimo, 4 vezes. Soma-se a isso, possíveis desvios de políticas despercebidas, cupons que desbotam com o tempo e adiantamentos de valores não concluídos. “É desgaste de todos os lados para uma tarefa que pode ser muito simples”, lembra Cibeli Oliveira.
Por mais organizado que o colaborador seja, há inúmeros relatos de profissionais que perderam uma nota e deixaram de receber o reembolso. Há ainda casos de empresas que já foram autuadas pelo Ministério Público do Trabalho porque não conseguiram recuperar recibos que comprovem as despesas geradas pelo colaborador.
ENTENDA O TMS EXPENSE
A tecnologia Expense torna online todo processo de adiantamento, prestação de contas e gestão de despesas corporativas. É integrável a todos os sistemas de ERP (Enterprise Resource Planning ou sistema de gestão integrado) do mercado, com versão web e aplicativo.
Com o serviço de mobilidade do aplicativo, o colaborador pode inserir suas despesas e comprovantes a qualquer momento e de qualquer lugar, tornando o processo muito mais ágil. Caso algum valor esteja fora da política da empresa ou com informações incompletas, o sistema notifica e é possível ao aprovador reprovar a despesa, facilitando ao funcionário a identificação de qual delas deve ser refeita.
As empresas que utilizam a Expense para a gestão de despesas corporativas são acompanhadas pela TripService do início ao fim de toda parametrização do sistema e participam de treinamentos virtuais e presenciais. Além disso, a TMC coloca o cliente em contato com outras organizações do mesmo perfil para troca de experiências, se desejarem.
Beatriz Gorisch destaca que “o TMS Expense já está disponível para todo o mercado e que clientes TripService possuem condições ainda mais especiais.”
Algumas vantagens de usar o TMS Expense:
– Organizar e automatizar o processo de lançamento e aprovação das despesas, eliminando burocracias
– Eliminar planilhas e papeis (notas fiscais e recibos)
– Prevenir e reduzir fraudes, promovendo maior confiabilidade nas contas corporativas
– Gerar transparência à equipe, que pode acompanhar todo o status da prestação de contas
– Mobilidade
– Oferecer dados em tempo real para a tomada de decisões estratégicas
– Garantir a aplicação das políticas de gastos corporativos da empresa
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