Uma pergunta para pensar: qual o futuro da gestão de viagens no mundo pós pandemia? É cada vez mais comum ver as pessoas optarem por fazer compras de produtos e serviços on-line. No setor de viagens, há quem se deslumbre com os valores atrativos, não se atentando a detalhes como regras de cancelamento e taxas que não estão inclusas. O mesmo ainda ocorre em algumas empresas que gerenciam suas viagens individualmente, sem a ajuda de uma parceria especializada que lhe oferece um sistema de gestão de viagens com suporte de profissionais e assistência jurídica, o que pode trazer ganhos econômicos e segurança.
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Com os recentes acontecimentos que afetaram o mundo, muitas empresas se depararam com a falta de suporte e informações quando precisaram cancelar ou alterar a data de uma viagem. Isso resultou em prejuízos e desgastes desnecessários, principalmente em um momento econômico tão incerto que atravessamos.
GESTÃO DE VIAGENS E AS POLÍCIAS DE REMARCAÇÃO
As políticas de cancelamento e alterações de viagens são diferenciadas para cada companhia aérea. Elas variam de acordo com a classe tarifária e o período da viagem. Da mesma forma, regras individuais se aplicam na hospedagem, locação de veículos, eventos e serviços extras como “transfers”, por exemplo.
Com mudanças de regras frequentes em meio a pandemia do Covid19, as companhias aéreas abriram uma exceção e permitiram a remarcação sem custo através de créditos a serem utilizados em uma próxima viagem dentro de 12 meses. Isso é válido até mesmo em tarifas promocionais onde esta regra normalmente não se aplica. Porém, para fazer as alterações era necessário contatar as companhias aéreas através de “chat” ou telefone. O tempo de espera chegava a 8 horas, sem contar o risco de cair a ligação e perder a vez na “fila”. O cancelamento em hotéis e locadoras de veículos também ficou congestionado, o que gerou longa espera e falta de informação, causando um certo desespero aos gestores de viagens.
O BARATO QUE SAI CARO NA GESTÃO DE VIAGENS
Empresas que optaram pela compra direta viram seus funcionários perderem um ou mais dias de trabalho exercendo esta função, atrasando e prejudicando sua função real dentro da organização e aumentando, inclusive, custos do empregador com horas extras. Em alguns casos, para não perderem tempo e até mesmo por falta de informação, cancelamentos foram realizados sem observar os procedimentos mandatórios, o que, dependendo da companhia, acarretou na perda total do bilhete.
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Em decorrência da confusão, foram necessários realizar alterações em massa, o que levou estas empresas à percepção da importância de contar com um suporte profissional para fazer os ajustes com fornecedores dos serviços contratados, além de não perderem o investimento feito na programação das viagens. Confira: Gestão de viagens corporativas: passo a passo de uma jornada eficiente.
6 PERGUNTAS SOBRE GESTÃO DE VIAGENS NO PÓS PANDEMIA
Passado o desespero inicial no cancelamento das viagens, algumas perguntas e reflexões sobre gestão de viagens ficam no ar:
1) Enquanto tudo estava acontecendo, você tinha soluções tecnológicas que apresentavam um mapa detalhado com as previsões de viagem por colaborador, data e destino?
2) No pós coronavírus, você consegue mapear com facilidade todos os bilhetes emitidos neste período que foram cancelados e estão com crédito para utilização futura? Isto pode representar milhares de reais!
3) Destes que você não optou pelo crédito e solicitou reembolso, possui um relatório e consegue acompanhar os status com facilidade?
4) O seguro viagem, antes visto como um custo, passou a fazer parte da sua política cotidiana como algo essencial e obrigatório?
5) Utilizar uma tecnologia que centralize todas as informações tornou-se algo dispensável?
6) Contar com apoio, suporte facilitado e inteligência de uma empresa de viagens corporativa ainda é negociável?
Independentemente do tamanho e fluxo de viagens da empresa é crucial contar com ajuda profissional e tecnologia em gerenciamento deste serviço. Além da praticidade e segurança, esta parceria gera controle e economia indispensáveis para uma empresa de sucesso.
Não dispense o indispensável!
* Artigo escrito por Beatriz Gorisch, executiva de contas corporativas da TripService
Tripservice – transformando a gestão de eventos e viagens corporativas.
