Você se senta na frente do computador, atento e curioso pela webinar que está prestes a começar. Abre o link do evento alguns minutos antes de iniciar e, enquanto aguarda, dá uma olhada em alguns portais de notícias, confere a previsão do tempo, atualiza o Instagram, vasculha mais uma rede social, encontra uma matéria interessante, lembra do jogo de futebol que está rolando agora e vai conferir como está a partida.
Descobre que está ganhando: 3 a 1! Vai no Youtube ver os melhores momentos do jogo, abre o Facebook e faz um post sobre a vitória.
Foto: Austin Distel
Você lembra que a Webinar está começando, corre lá! Foco! O bate papo sobre gestão de projetos começa. O entrevistador abre o debate com uma pergunta leve, enquanto tenta ajustar o som do microfone que está falho e dificulta a interpretação. O palestrante leva 8 minutos falando de sua meteórica carreira.
Enquanto ouve, você volta ao Facebook para conferir se sua postagem provocativa já teve curtidas e comentários. Um amigo de infância escreveu que o time foi ajudado pelo juiz. Você retruca. Um longo debate na mídia social começa e só termina 50 minutos depois com a amizade desfeita.
Você se lembra da webinar e volta para o link. A palestra (que você tinha interesse) estava quase terminando. “Ah, deixa para lá. Começou ruim e o cara só falava dele mesmo”, pensou. Foi dormir, prometendo a si mesmo que daria mais foco à palestra online de amanhã.
Situações como esta parecem familiares?
E afinal, o que é necessário para que um evento online ou híbrido seja um sucesso e evite a dispersão dos participantes? Ou ainda: o que NÃO FAZER para garantir que o público interaja do começo ao fim e traga valor real a quem está assistindo?
João Araújo, consultor de Eventos na TripService, agência especializada em viagens e eventos corporativos, diz que é fundamental compreender a dinâmica do novo formato que ganhou força a partir de 2020.
Foto: Sam Moqadan
Embora os organizadores costumem se concentrar no que é preciso fazer, é ainda mais importante considerar o que NÃO FAZER. “Contratar uma empresa especializada em eventos online e que conte com parceiros experts no negócio é o primeiro passo para garantir que erros básicos sejam evitados”, explica João.
Da criação do cenário à dinâmica do debate, confira os 5 principais erros em eventos online e híbridos, segundo o profissional da TripService:
1) Internet e servidor inadequados: É preciso estar atento ao tamanho do evento e à capacidade do serviço contratado para a transmissão. É preciso que o servidor suporte a quantidade real de participantes para que a experiência seja estável. Muitas vezes, pequenas quedas ou falhas na internet representam o gatilho para que parte do público deixe aquele ambiente virtual. E a ninguém quer isso, né?
2) Microfonia: O chiado do som que retorna para o microfone do locutor é muito desagradável. Antes da transmissão online iniciar, é fundamental checar os equipamentos e averiguar se o som está com tudo em cima.
3) Erros de iluminação: Especialistas do design de interiores costumam dizer que uma boa iluminação é responsável por 50% da sensação de conforto e senso estético de um ambiente. Isso se aplica também a um evento – seja presencial ou online. Um ambiente bem iluminado e com os focos corretos ajudam a prender a atenção do público.
Foto: Sam Moqadan
4) Cenário em desacordo com o tema: Tanto no presencial quanto no virtual, o ideal é montar um cenário que esteja de acordo com o tema do evento. O segredo é a coerência. “No cenário virtual, a chance de erro é ainda maior. Como é possível fazer quase qualquer coisa que imaginarmos através dos efeitos audiovisuais, o organizador precisa ter os pés no chão para não exagerar”, diz João Araújo. É importante, nesse momento, contar com consultores especialistas na área de eventos corporativos.
5) Palestras longas ou monótonas demais: Especialistas da TripService indicam que cada palestra ou bate-papo online tenha, no máximo, 1 hora de duração. Ainda que um determinado evento dure um ou dois dias inteiros, cada parte desta agenda não deve ultrapassar 60 minutos. Este é o tempo médio que o público consegue manter foco no assunto principal. A dinâmica da palestra online também é importantíssima. Interações e gamificações entre uma agenda e outra contribuem para manter todos conectados.
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Será uma honra te ajudar!
