Com a epidemia do Coronavírus neste início de 2020, gestores e empresas se sentiram perdidas e sem saber quais ações tomar em relação à política de viagens corporativas de seus colaboradores. A ausência de procedimentos claros relacionadas a imprevistos ou doenças, como as infectocontagiosas forçaram as empresas a criarem estratégias de última hora para lidar com a situação.
Como toda organização é responsável pela segurança de seus funcionários é importante pensar sobre quais ações tomar em casos de eventualidades. É indispensável instruir o viajante a como proceder em casos de acidentes, catástrofes, epidemias, doenças, perda de documentos ou cancelamentos e alterações de voos. O “Duty of Care” (dever de cuidado) é um termo usado internacionalmente que se relaciona à obrigação legal de cuidar de uma pessoa durante a execução de um ato ou trabalho.3
Foto: Ashim D’Silva
Afinal, o que é necessário considerar na gestão e política de viagens corporativas a fim de proteger seus colaboradores e a sua empresa nestas ocasiões de risco?
Para que você possa entender melhor, criamos um guia com 7 passos para orientá-lo na gestão e no processo de implementação ou ajustes da política de viagens sob a ótica do “Duty of Care”.
Passo 1: Entenda o perfil de viagens e viajantes da sua empresa
Primeiro, converse com os colaboradores para ter uma compreensão profunda de como são normalmente as rotinas de viagem da sua empresa. Essas conversas ajudam a construir uma cultura de transparência e permitem que você descubra quaisquer perigos ocultos.
Passo 2: Defina critérios mínimos de segurança para viagens
Na política de viagens corporativas, é comum encontrarmos definições quanto a antecedência para compra de passagens, valores limites para hospedagens, itens reembolsáveis, entre outros itens norteadores. É fundamental também incluir orientações que garantam a segurança deste colaborador durante sua viagem.
Considere incluir itens como:
1) Obrigatoriedade de contratação de seguro viagem
2) Requisitos mínimos para hospedagem, como:
- Localização segura
- Wi-fi
- Apenas estabelecimentos do tipo hotéis
3) Obrigatoriedade de contratação de seguro em locações de carro
4) Centralização de reservas com parceiros homologados.
Estes facilitam a localização, a rastreabilidade e podem apoiar em caso de necessidade.
Passo 3: Centralize as informações
Muitas empresas simplificam o processo de viagens aos seus viajantes permitindo que eles se auto gerenciem, fazendo reservas em canais e locais que lhe convém. Se por um lado isto facilita a operação das viagens, por outro expõe a empresa e o colaborador a inúmeros riscos.
Já imaginou você, como gestor(a) de viagens, passar novamente por uma situação como a do coronavírus ou como a ocorrida em 11 de setembro? Como fará para localizar os colaboradores que compraram por sua conta e risco suas próprias viagens?
Como saberá em detalhes os itinerários de voo, hospedagens e respectivos status? Como saberá quantos colaboradores estão em situação de risco?
A tecnologia está aí para descentralizar o processo de viagens sem que as empresas percam controle e informações. Em uma política de viagens corporativas, aposte em tecnologias que você possa aliar economia, facilidade, gestão e segurança à sua empresa e seu colaborador.
Passo 4: Invista em tecnologia
No processo de definição de sistemas de gestão de viagens ou agências parcerias, opte por aqueles que oferecem recurso simplificado de localização e tracking de passageiros.
Ter um mapa onde, com poucos cliques, você localiza todas as reservas e programações de viagem da sua empresa é fundamental. Cada segundo conta em uma emergência. Com apoio da tecnologia, você pode economizar tempo, simplificar as comunicações e concentrar seus recursos nas tarefas mais críticas durante uma emergência.
Foto: Chuttersnap
Passo 5: Mantenha as informações dos seus colaboradores atualizadas
Como parte da sua política de viagens corporativas, delineie um processo para manter as informações dos funcionários em todas as plataformas. Garanta que as informações de contato dos funcionários e dos viajantes estejam atualizadas e sincronizadas no ERP e no sistema de gestão de viagens, incluindo contato de emergência.
Passo 6: Defina planos de ação
Para se preparar para todas as possíveis situações de crises, é importante ter planos de ação bem definidos para cada tipo de eventualidade. Fazer um feedback após cada viagem é importante para se preparar melhor e responder a grande variedade de situações que seus funcionários podem enfrentar, antecipando problemas futuros e, assim, evitando contratempos e despesas desnecessárias.
Passo 7: Comunique seu plano
Uma boa política de cuidados começa e termina com seus funcionários. Certifique-se de que eles sabem que você está comprometido com o seu bem-estar e que eles são informados das medidas que você tomou para protegê-los no caso de algo dar errado.
Ao compartilhar seu dever de política de cuidados e planos de contingência com os funcionários, você pode melhorar a preparação de emergência de toda a organização e garantir que todos saibam exatamente o que podem esperar da empresa em casos emergenciais.
Com um dever abrangente de estratégia de cuidados que se baseia no envolvimento dos funcionários, dados precisos e o uso de tecnologia inovadora, sua organização irá além do simples compliance, protegendo verdadeiramente seus colaboradores e os negócios quando mais importa. Isso levará a um aumento natural do comprometimento da equipe, menos despesas legais e uma cultura de empresa próspera construída sobre a confiança.
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