Realizar manualmente a gestão de bilhetes aéreos emitidos e não voados de viagens corporativas de forma eficiente pode ser uma tarefa árdua e demorada, para não dizer impossível. Dependendo do porte e do número de viajantes da empresa, serão centenas de passagens aéreas, regras tarifárias e status diferentes para gerir.
Confira abaixo 6 passos para fazer uma gestão de bilhetes aéreos emitidos e não voados eficiente:
1) Manter os dados dos seus bilhetes emitidos de forma unificada e centralizada
Ter os dados dos bilhetes em plataformas distintas pode causar desencontro de informações e gerar inconsistências na sua análise. Busque manter todos os seus bilhetes em um único local de forma padronizada para facilitar sua visão sobre eles, além de agilizar a gestão e controle para tomada de decisões.
2) Conheça as penalidades de cada companhia aérea
Cada companhia aérea tem classes tarifárias com suas regras, multas e penalidades próprias. É importante conhecer e ficar atento na hora de emitir para conferir se a classe tarifária atende as necessidades do seu viajante.
3) Conheça bem seus viajantes e suas políticas de viagens
Caso utilize uma agência de viagens, você deve ter acesso aos dados analíticos das viagens da sua empresa. Aproveite estes dados, como antecedência de compra de passagem, percentual de cancelamento, de alteração de passagens, de não comparecimento, motivos, entre outros para entender o comportamento dos seus viajantes. Conhecendo bem ele, você consegue definir qual tipo de passagem vale a pena a empresa comprar. Por exemplo: se os seus viajantes têm o perfil de cancelamento ou alteração em cima da hora, a política de comprar a passagem aérea mais barata disponível, talvez não seja a melhor opção, visto que provavelmente não dará o direito de remarcação ou reembolso.
4) Fique atento ao prazo de validade de cada bilhete
Agora que você já sabe as regras e penalidades de cada passagem, organize seu fluxo de bilhetes de acordo com o prazo de validade de cada um e tome ação sobre cada bilhete de acordo com sua prioridade.
5) Atente-se à forma de pagamento
Comprar passagens aéreas de forma faturada gera um processo extra na hora de conciliar as compras. O valor é devolvido para a agência de viagens, que devolverá à empresa. Além de ser um processo mais demorado, gera trabalho para o gestor. Utilizando cartão de crédito para comprar passagens aéreas, ao solicitar reembolso, o valor é devolvido para o cartão, evitando o processo de conciliação entre mais empresas. Existem hoje no mercado diversos modelos de cartões corporativos, inclusive exclusivos para compras relacionadas a viagem, oferecendo agilidade na conciliação, além de segurança e maior controle.
6) Automatize os processos e foque na decisão estratégica
Todas as dicas anteriores te ajudarão a ter uma gestão de bilhetes emitidos e não voados. Porém, para ter uma gestão realmente eficiente, aproveite de ferramentas que fazem este controle por você, te dando mais segurança e controle nos dados. O ADA Travel Tech, por exemplo, gerencia e traz dados completos e atualizados diretamente das companhias aéreas, colocando as informações dos seus bilhetes em um dashboard interativo para ajudar na melhor tomada de decisão: pedir reembolso ou reutilizar a passagem.
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